Abastecimiento
Funciones
Econ. Mario Luis Infante Figueroa
Especialista administrativo I - Abastecimiento de la Unidad de Gestión Educativa Local - Huarmey
Depende jerárquicamente del Jefe del Área de Administración, Infraestructura y Equipamiento, y realiza las siguientes funciones:
- Programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del sistema administrativo de abastecimiento.
- Organizar y dirigir, coordinar y evaluar la programación de necesidades de bienes y servicios con las oficinas usuarias de la Sede y Unidades de Costeo.
- Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, para ejecutar la programación.
- Revisar, firmar y tramitar las solicitudes de cotización, cuadro comparativo de cotizaciones, órdenes de compra, guías de internamiento, pedidos, comprobante de salidas, órdenes de servicios y otros relacionados a su área.
- Efectuar las adquisiciones debidamente autorizadas mediante la orden de compra
- Formular los presupuestos de compra de bienes y servicios.
- Tramitar las adquisiciones de bienes aprobados hasta su internamiento en el almacén.
- Participar en las comisiones de licitación pública y de concursos de precios para adquirir bienes muebles y otros que se asigne.
- Registro y actualización permanente de proveedores de bienes y servicios de la sede institucional.
- Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles y equipos de la Sede e Instituciones Educativas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huarmey a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).
- Supervisar y asesorar a las Instituciones Educativas de la UGEL-Huarmey, en asuntos relacionados con el Sistema de Abastecimiento.
- Controlar las entradas y salidas de los vehículos dando cuenta al Jefe del Área.
- Remitir a la Superintendencia de bienes nacionales el inventario de los bienes muebles e inmuebles y equipos de la UGEL Huarmey, de acuerdo con las disposiciones técnico normativas emitidas por esta entidad y las que por ley se dicten.
- Llevar el archivo de los documentos sustentatorios del proceso de compra y/o servicio (órdenes de compra, órdenes de servicio, etc.); así como la conciliación de las cuentas de enlace por las remesas de bienes recibidos.
- Elaboración de órdenes de compra y órdenes de servicios (servicios básicos, servicios de terceros, infraestructura y otros)
- Verificar los inventarios físicos de almacén.
- Verificar la conformidad de las facturas para su cancelación.
- Realiza la fase del compromiso de Bienes y Servicios (G.G. 2.3), de forma obligatoria a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).
- Participar como integrante del comité de gestión patrimonial, como asesor técnico en el Comité de altas, bajas y enajenaciones de bienes muebles, y como supervisor y/o ejecutor en la comisión de inventarios.
- Proponer controles internos para el buen uso de los bienes.
- Efectuar el control de altas, bajas y transferencias de bienes patrimoniales de activo fijo.
- Supervisar la verificación física de los bienes del activo fijo y proponer las condiciones para su utilidad en las bajas y altas de los mismos.
- Formular y presentar al Jefe de Administración los informes sobre la gestión patrimonial de los bienes de la institución.
- Elaborar el informe mensual y anual de activos fijos y elevarlo para su contabilización en los estados financieros de la institución.
- Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área.